Privacyverklaring

Mizen B.V. verwerkt persoonsgegevens van klanten, van de mensen achter die klanten en van bezoekers van deze website. In deze verklaring staat welke gegevens dat zijn, waarom wij ze verwerken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk

Mizen B.V.Copernicuslaan 35-B, 6716 BM Ede+31 85 401 6567 · info@mizen.nlKvK 95708413

Mizen B.V. is een accountantskantoor en daarmee een instelling in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Die wet verplicht ons bepaalde gegevens vast te leggen over onze klanten en over de natuurlijke personen achter een onderneming. Aan die verplichting kunnen wij niets veranderen, ook niet op verzoek van een klant.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; daartoe zijn wij niet verplicht. Vragen over privacy kun je stellen via info@mizen.nl.

Welke gegevens wij verwerken

Van klanten en hun contactpersonen

Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, KvK-nummer, btw-nummer, RSIN, en de financiële administratie die je bij ons onderbrengt.

Van de natuurlijke personen achter een onderneming

Van eigenaren, bestuurders, aandeelhouders en uiteindelijk belanghebbenden leggen wij vast: naam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, woonadres en het belang of de zeggenschap dat iemand heeft.

Daarnaast schrijft de Wwft ons voor vast te stellen wat de aard en het doel van de zakelijke relatie is en welke risico’s daaraan verbonden zijn. Wij leggen die risicobeoordeling vast en raadplegen daarvoor ook openbare bronnen, waaronder het Handelsregister en sanctie- en PEP-lijsten. De Wwft is risicogebaseerd: bij een verhoogd risico moeten wij verder onderzoek doen, en kunnen wij ook gegevens vastleggen over de herkomst van middelen of vermogen.

Identiteitsdocumenten

Wij stellen je identiteit vast aan de hand van een geldig identiteitsdocument en leggen vast om welk document het ging en wanneer wij het hebben gecontroleerd. Waar dat noodzakelijk of passend is binnen het cliëntenonderzoek, bewaren wij daarvan een afschrift in het klantdossier. Zo’n afschrift gebruiken wij voor niets anders.

Burgerservicenummer

Wij verwerken je BSN uitsluitend waar de wet ons dat opdraagt, in het bijzonder voor belastingaangiften en loonadministratie. Wij gebruiken het BSN niet voor andere doeleinden.

Van werknemers van klanten

Als wij de loonadministratie verzorgen: naam, adres, BSN, geboortedatum, salaris- en arbeidsvoorwaarden, en verzuimgegevens voor zover nodig voor de loonaangifte. Voor zover wij deze persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de loonadministratie in opdracht van de werkgever, is de werkgever verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst met de werkgever.

Van sollicitanten en websitebezoekers

Van sollicitanten: de gegevens die je zelf meestuurt. Van bezoekers van deze website: alleen wat je invult in het contactformulier of per e-mail stuurt. Op dit moment gebruiken wij geen cookies voor analyse, profilering of advertenties en houden wij geen bezoekersstatistieken bij. Gaan wij dat later wel doen, dan passen wij deze verklaring daarop aan en vragen wij vooraf je toestemming waar dat verplicht is.

Waarvoor en op welke grondslag

• Uitvoeren van de opdracht: administratie, aangiften, jaarrekening, advies — uitvoering van de overeenkomst
• Cliëntenonderzoek, uiteindelijk belanghebbenden vaststellen, risicobeoordeling, screening — wettelijke verplichting (Wwft)
• Melden van een ongebruikelijke transactie bij FIU-Nederland — wettelijke verplichting (Wwft)
• Belastingaangiften en loonaangiften, inclusief BSN — wettelijke verplichting
• Facturatie en debiteurenadministratie — uitvoering van de overeenkomst
• Bewaren van dossiers na afloop van de opdracht — wettelijke verplichting
• Onze nieuwsbrief en vakinhoudelijke updates aan klanten — gerechtvaardigd belang; je kunt je bij elke uitgave afmelden
• Reageren op vragen via de website of per e-mail — gerechtvaardigd belang
• Behandelen van sollicitaties — gerechtvaardigd belang, en toestemming bij langer bewaren

Wij nemen geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerking.

‍

Wat de Wwft betekent voor jou als klant

Voordat wij aan het werk gaan, moeten wij vaststellen wie je bent en wie er achter je onderneming zit. Lukt dat niet, dan mogen wij de opdracht niet aannemen of moeten wij die beëindigen. Dat is geen keuze van ons.

Wij zijn daarnaast verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij FIU-Nederland. De wet kan ons verbieden je te laten weten dat een melding is gedaan of dat daarover onderzoek plaatsvindt. Daarom kunnen wij niet bevestigen of ontkennen of in een concreet geval een melding bij FIU-Nederland is gedaan, en kan het voorkomen dat wij een verzoek om inzage niet volledig kunnen beantwoorden.

Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de opdracht of als de wet ons daartoe verplicht. Wij verkopen nooit gegevens en gebruiken ze niet voor reclame van derden. Ontvangers zijn:

• De Belastingdienst en andere overheidsinstanties, waar de wet dat voorschrijft.
• FIU-Nederland, bij een melding op grond van de Wwft.
• Onze softwareleveranciers, die namens ons als verwerker optreden: onze boekhoudsoftware, onze fiscale aangiftesoftware, onze verloningssoftware, onze kantooromgeving en documentopslag, en de partij die deze website host. Wil je weten welke leveranciers dit zijn, dan vertellen wij je dat op verzoek.
• Adviseurs die wij met jouw medeweten inschakelen, bijvoorbeeld een notaris, een advocaat of een accountant met controlebevoegdheid.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Deze website laadt daarnaast lettertypen en scripts van externe partijen; daarbij wordt het IP-adres van je browser aan die partijen doorgegeven.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verkregen. Geldt er een wettelijke bewaartermijn, dan houden wij die aan. Twee termijnen zijn voor ons werk bepalend:

• Gegevens uit het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft: vijf jaar nadat de zakelijke relatie of de transactie is geëindigd.
• Fiscale en administratieve gegevens: in beginsel zeven jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke bewaartermijn geldt.

Voor gegevens waarvoor geen wettelijke termijn geldt — zoals vragen via de website die niet tot een opdracht leiden, of sollicitaties — bewaren wij niet langer dan voor het doel nodig is. Gelden er voor dezelfde gegevens twee termijnen, dan houden wij de langste aan.

Jouw rechten

Je kunt ons vragen je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of over te dragen, en je kunt bezwaar maken tegen een verwerking. Welk recht je in een concreet geval kunt uitoefenen, hangt af van de grondslag en de manier waarop wij de gegevens verwerken; het recht op overdracht geldt bijvoorbeeld niet voor alle gegevens die wij van je hebben. Stuur je verzoek naar info@mizen.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Is een verzoek complex, dan kan de wettelijke reactietermijn worden verlengd; daarover informeren wij je dan binnen die eerste maand. Wij kunnen je vragen je te identificeren, zodat wij gegevens niet aan de verkeerde persoon verstrekken.

Twee grenzen benoemen wij liever vooraf dan achteraf. Gegevens die wij op grond van de Wwft of een fiscale bewaarplicht moeten bewaren, kunnen wij niet verwijderen zolang die termijn loopt. En zoals in hoofdstuk 4 staat, kunnen wij niet bevestigen of ontkennen of er een melding bij FIU-Nederland is gedaan.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst zelf weten. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Onze dossiers staan in een omgeving met tweefactor-aanmelding en toegang per medewerker. Onze interne tools zijn alleen bereikbaar na aanmelding met een Mizen-account. Wij maken periodiek back-ups. Zie je iets dat niet in orde lijkt, meld het dan via info@mizen.nl.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

‍